Vous avez déjà passé votre audit initial, peut-être même votre audit de surveillance. Et déjà vous vous interrogez déjà au sujet de l’audit de renouvellement. Mais au fait, c’est quand l’audit de renouvellement ?
LE DEBUT D'UN NOUVEAU CYCLE QUALIOPI
Il est communément admis que l’audit de renouvellement Qualiopi intervient “dans les trois ans qui suivent l’obtention de la certification“. C’est vrai ! Mais la situation est un peu plus complexe que cela ! Voici, l’énoncé de l’arrêté du 31 mai 202 :
Il y a donc deux expressions clés ici :
- avant la date d’échéance du certificat ;
- dans des délais compatibles avec la levée des non-conformités majeures éventuelles.
Avant la date d'échéance du certificat
Sur tous les certificats Qualiopi que vous trouverez figurent une date de délivrance de la certification, ainsi qu’une date de fin de validité.
Votre audit de renouvellement devra donc nécessairement se tenir avant la fin de validité de votre certificat Qualiopi, soit dans les trois ans qui suivant l’obtention de la certification. Mais ce n’est pas tout !
Dans des délais compatibles avec le traitement des non-conformités majeures
Votre audit de renouvellement devra intervenir dans des délais compatibles avec la levée des non conformités majeures éventuelles. Qu’est ce que cela signifie ?
Pour traiter une non-conformité majeure, l’organisme de formation dispose d’un délai de trois mois. Pour rappel, lorsqu’une ou plusieurs non-conformités majeures sont déclarées, vous devez fournir un plan d’actions correctives à votre auditeur. Vous devez être parfaitement conforme avec le RNQ dans les trois mois qui suivent la réalisation de l’audit.
Dans le décret du 31 mai 2023, il est prévu que l’organisme de formation passe son audit de renouvellementnt la date d’échéance du certificat et dans des délais compatibles avec la levée, avant échéance du certificat, des non-conformités majeures éventuelles. L’audit de renouvellement doit donc se tenir entre le 22ème et le 33ème mois suivant la date d’obtention de votre certification Qualiopi ! Ce délai de trois mois vous laisse ainsi le temps de traiter les non-conformités majeures qui pourraient être déclarées par votre auditeur.
Exemple :
Prenons l’exemple d’un organisme de formation qui aurait passé son audit initial le 1er janvier 2022. Il devra passer son audit de renouvellement, avant la fin de validité de son certificat, soit avant le 31 décembre 2024. Mais en déduisant le délai de traitement des non conformités, cela raccourcit encore le délai de trois mois ! In fine, il devra donc passer son audit de surveillance avant le 30 septembre 2024 !
Vous venez de réaliser que l’échéance approche ? Pas de panique ! Vous trouverez ici quelques bons conseils pour aborder sereinement votre audit de renouvellement !
LES CONSEILS DE DIGI-CERTIF
Afin de préparer sereinement votre audit de surveillance, quelques éléments sont à garder en tête.
Ne tardez pas à contacter un certificateur
Vous l’avez vu, l’heure de l’audit de renouvellement est vite arrivée ! Aussi, ne tardez pas à contacter un organisme certificateur pour le passage de votre audit. Suivant la période visée, les délais peuvent être longs pour trouver une date d’audit. Aussi, au plus tôt vous la fixerez, au plus vous serez souple dans votre gestion.
Nous vous recommandons de contacter votre certificateur vers le 30ème mois suivant l’obtention de votre certification, soit 2 ans et demi après. Cela vous laissera trois bons mois pour planifier votre audit, c’est amplement suffisant.
Bon à savoir !
L’engagement avec un certificateur Qualiopi porte sur l’audit initial et l’audit de surveillance ! Pour la réalisation de l’audit de renouvellement, vous n’êtes pas tenu de poursuivre avec le même certificateur ! C’est peut-être le moment de jeter un oeil aux autres certificateurs pour voir ce qui se fait ailleurs !
Retrouvez ici notre classement des certificateurs Qualiopi [MAJ 2023] !
Utilisez des outils de collecte de vos éléments de preuve
Pour la réalisation de votre audit de renouvellement, nous vous recommandons d’utiliser des outils de collecte de vos éléments de preuve. Cela simplifiera votre gestion administrative et vous fera gagner un temps précieux lors du passage de votre audit.
Ne prenez pas l'audit de renouvellement à la légère
Sous-estimer l’importance de l’audit de renouvellement Qualiopi serait une erreur aux conséquences durables. Cet audit ne se contente pas de valider une simple continuation, il marque le début d’un nouveau cycle Qualiopi. Contrairement à une simple formalité, l’audit de renouvellement équivaut pratiquement à un audit initial, où chaque processus, chaque documentation et chaque engagement sont scrutés avec rigueur. Il est tentant de considérer que ce que vous avez mis en place lors de l’audit de surveillance sera suffisant, mais c’est une vision limitée. Chaque cycle Qualiopi nécessite une évaluation minutieuse pour démontrer votre engagement constant envers la qualité et l’amélioration continue.
Réaliser un audit blanc
L’audit de renouvellement Qualiopi exige une préparation rigoureuse. Pour optimiser vos chances de succès, envisagez de mener un audit blanc préalable. Cette simulation authentique vous offre une vision objective de votre conformité actuelle, identifiant les éventuels points faibles à corriger. Il s’agit d’une opportunité pour renforcer vos processus internes, affiner votre documentation et ajuster vos protocoles. En décelant et en résolvant les problèmes potentiels en amont, vous abordez l’audit de renouvellement avec une confiance accrue et une stratégie solide. L’audit blanc, en essence, devient une étape stratégique vers l’obtention réussie de la certification Qualiopi en attestant la qualité et la conformité de vos pratiques de formation.
L’audit de renouvellement Qualiopi revêt donc une importance capitale pour les organismes de formation. La planification minutieuse en amont de cet audit est le gage d’une transition fluide vers la nouvelle certification. Dans cette optique, n’hésitez pas à nous contacter pour la préparation de votre audit de renouvellement. Digi-Certif a accompagné plus de 1.000 organismes de formation vers la certification Qualiopi. Nous serons ravis de vous aider dans vos démarches d’audit !
