Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, les organismes de formation doivent être certifiés Qualiopi pour bénéficier de financements publics ou mutualisés. Cette certification est délivrée par un organisme certificateur accrédité par le Cofrac et repose sur le Référentiel national qualité (RNQ). Les nouveaux entrants dans le secteur sont parfois déstabilisés par le jargon administratif et pédagogique. Ce glossaire rassemble les principaux termes utilisés lors d’un audit Qualiopi afin de clarifier les obligations, dispositifs et acteurs qui gravitent autour de la formation professionnelle.
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Le guide officiel qui contient toutes les informations nécessaires à la préparation de la certification Qualiopi
RNQ et marque Qualiopi
Le RNQ est le cadre commun à tous les organismes de formation. Il s’appuie sur sept critères :
- Informer le public sur les prestations et leurs résultats ;
- Identifier les objectifs et adapter les prestations aux bénéficiaires ;
- Accompagner et suivre les participants ;
- Garantir des moyens pédagogiques, techniques et humains adaptés ;
- Assurer la qualification et le développement des compétences des intervenants ;
- S’inscrire dans son environnement professionnel ;
- Prendre en compte les appréciations et réclamations.
Le référentiel se décline en 22 indicateurs communs, auxquels s’ajoutent 10 indicateurs spécifiques pour l’apprentissage ou les formations certifiantes. La certification est délivrée pour trois ans et comprend un audit initial, un audit de surveillance entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois, puis un audit de renouvellement.
La marque Qualiopi est la déclinaison commerciale de ce référentiel. Le certificat est délivré pour trois ans. En cas de non‑conformité majeure non levée, la certification peut être suspendue ou retirée, d’où l’importance de bien maîtriser le vocabulaire et les exigences.
Tableau récapitulatif des critères et indicateurs Qualiopi !
Vous accédez à un tableau excel vous permettant d’identifier les indicateurs et critères que vous aurez à valider lors de votre audit
Catégories d’actions concourant au développement des compétences
La loi sur la formation professionnelle regroupe quatre types d’actions :
- Actions de formation : un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel.
- Bilans de compétences : dispositifs d’accompagnement pour analyser les compétences professionnelles et personnelles, déterminer un projet professionnel ou de formation et, le cas échéant, préparer une validation des acquis de l’expérience (VAE).
- Validation des acquis de l’expérience (VAE) : procédure permettant de faire reconnaître officiellement une expérience professionnelle en vue d’obtenir tout ou partie d’une certification.
- Actions d’apprentissage : formations alternant périodes en entreprise et en centre de formation d’apprentis. L’alternance consiste à articuler des séquences en entreprise avec des séquences au centre de formation.
Numéro de déclaration d’activité (NDA) et Bilan Pédagogique et Financier (BPF)
Avant d’exercer, tout organisme de formation doit déclarer son activité auprès de la DREETS (direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités). Après vérification du dossier, le préfet délivre un numéro de déclaration d’activité (NDA). Ce numéro est un identifiant administratif ; il ne constitue pas un agrément ou une certification. La réglementation impose de mentionner sur les contrats et supports de communication la formule : « enregistrée sous le numéro … auprès du préfet de région. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État ». Le NDA devient caduc en cas d’absence d’activité ou si l’organisme ne transmet pas son Bilan Pédagogique et Financier.
Le BPF est un document annuel que doivent transmettre les prestataires de formation et les CFA entre le 1ᵉʳ avril et le 31 mai. Il retrace l’activité de l’année écoulée : nature des actions, nombre de stagiaires, volumes d’heures, origine des financements et données financières. Sa transmission est obligatoire pour le maintien de la déclaration d’activité et pour l’audit Qualiopi.
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Les acteurs et dispositifs de financement
OPCO – Opérateurs de compétences
Depuis le 1ᵉʳ avril 2019, onze OPCO ont remplacé les OPCA. Ils ont pour missions : financer les contrats d’apprentissage et de professionnalisation ; accompagner les branches professionnelles dans la gestion prévisionnelle des emplois et compétences. Les OPCO collectent et mutualisent les contributions des entreprises et orientent les fonds vers les actions de développement des compétences.
RNCP et RS
Le Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) recense les diplômes, titres et certificats de qualification à finalité professionnelle. Les certifications inscrites au RNCP sont reconnues sur tout le territoire et classées par domaine et par niveau. Le Répertoire spécifique (RS) enregistre des certifications et habilitations correspondant à des compétences complémentaires, souvent transversales (ex. : FIMO, SST). L’inscription est soumise à des critères définis par décret.
Compte Personnel de Formation (CPF)
Le CPF permet à chaque personne active d’acquérir des droits à la formation tout au long de sa vie professionnelle, dès son entrée sur le marché du travail et jusqu’à sa retraite. Il a remplacé le droit individuel à la formation (DIF) en 2014 et est alimenté en euros, mobilisables pour financer des formations qualifiantes ou certifiantes.
Accessibilité et accompagnement des personnes en situation de handicap
La loi de 2005 définit le handicap comme « toute limitation d’activité ou restriction de participation à la vie en société subie dans son environnement en raison d’une altération substantielle, durable ou définitive d’une fonction physique, sensorielle, mentale ou psychique». Le RNQ rappelle plusieurs obligations :
- Accessibilité : l’organisme doit garantir des conditions d’accueil, d’accès et de sécurisation adaptées aux personnes en situation de handicap.
- Accompagnement socio‑professionnel et éducatif : actions visant à favoriser l’apprentissage et l’accès à l’emploi, comme le bilan de positionnement, l’orientation, ou l’aide administrative.
- Intervenants internes ou externes : il s’agit des dirigeants, salariés ou sous‑traitants mobilisés pour assurer la formation ; l’organisme doit savoir mobiliser leurs compétences et les impliquer dans l’amélioration continue.
Pour soutenir l’insertion professionnelle des personnes en situation de handicap, plusieurs structures existent :
- Agefiph : association paritaire créée par la loi de 1987 pour favoriser l’insertion et le maintien dans l’emploi. Elle finance des solutions de compensation et accompagne les employeurs.
- Fiphfp (Fonds pour l’insertion des personnes handicapées dans la fonction publique) : créé par la loi du 11 février 2005, il finance l’adaptation des postes et de la formation dans le secteur public et accompagne les employeurs publics n’atteignant pas l’obligation d’emploi de 6 % de travailleurs handicapés.
- Cap emploi : réseau de structures qui accueillent et conseillent les personnes handicapées en recherche d’emploi et les employeurs.
- MDPH (Maison départementale des personnes handicapées) : guichet unique à l’échelle du département. La MDPH informe, évalue les besoins, élabore les plans personnalisés de compensation et instruit les demandes d’aides ou d’orientation.
Terminologie pédagogique et organisationnelle du RNQ
Pour démontrer la conformité aux indicateurs Qualiopi, il est essentiel d’utiliser les bons mots. Voici quelques définitions issues du Guide de lecture du RNQ :
- Accessibilité aux personnes handicapées : conditions d’accueil, d’accès et de sécurisation des parcours pour permettre à tout public, en particulier aux personnes handicapées, de bénéficier des prestations.
- Délai d’accès : durée estimée entre la demande d’un bénéficiaire et le démarrage de la prestation.
- Durée : volume horaire ou journalier de la prestation. Elle peut être forfaitisée ou estimée si elle dépend du rythme de l’apprenant.
- Méthodes mobilisées : modalités pédagogiques (présentiel, distanciel, atelier, travaux pratiques), moyens et outils utilisés pour atteindre les objectifs.
- Modalités d’accès : processus d’inscription ou d’entrée en formation.
- Modalités d’évaluation : moyens utilisés pour mesurer les acquis du bénéficiaire. Elles peuvent être formatives (au fil de la formation) ou certificatives (en fin de parcours).
- Objectifs : aptitudes et compétences visées par la formation.
- Aptitude : capacité d’appliquer un savoir pour accomplir des tâches ou résoudre des problèmes.
- Compétence : capacité avérée de mettre en œuvre des savoirs, savoir-faire et savoir‑être dans divers contextes.
- Prérequis : conditions nécessaires pour entrer en formation (diplôme, expérience, niveau de langue). L’absence de prérequis doit être précisée pour éviter l’exclusion de candidats.
- Tarifs : prix de la prestation et conditions de prise en charge ou de financement.
- Certification professionnelle : validation officielle d’un ensemble de compétences et connaissances nécessaires à l’exercice d’activités professionnelles, inscrite au RNCP ou au RS. Un certificat délivré par un organisme non inscrit ne peut pas être financé par des fonds publics.
La terminologie s’adapte également à la pédagogie numérique :
- Blended learning : combinaison de séquences en présentiel et de formation en ligne.
- Formation synchrone/asynchrone : la formation synchrone se déroule en temps réel (classe virtuelle, visioconférence), tandis que la formation asynchrone permet à l’apprenant de se former à son rythme via des ressources en ligne, forums ou courriels.
- Positionnement : évaluation initiale destinée à situer le niveau du bénéficiaire par rapport aux objectifs et personnaliser la formation.
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Conclusion
La compréhension des notions clés du Référentiel national qualité est indispensable pour préparer un audit et piloter une démarche d’amélioration continue. En maîtrisant ces termes, un organisme de formation peut structurer ses procédures, communiquer clairement avec ses bénéficiaires et partenaires, et démontrer sa conformité aux exigences Qualiopi. Ce glossaire se veut un outil pédagogique pour faciliter la lecture du RNQ et encourager les professionnels à aller plus loin dans la qualité de leurs prestations.
