La certification Qualiopi est aujourd’hui incontournable. Prérequis nécessaire pour l’accès aux financements publics, elle s’est imposée dans le paysage de la formation professionnelle.
Toutefois, la certification Qualiopi représente aussi un véritable défi en termes d’organisation et de mise en place de processus qualité. C’est pourquoi il est primordial de se préparer efficacement à la mise en œuvre de la démarche qualité au sein de l’organisme de formation mais également au passage de l’audit initial.
Voici nos conseils pour vous aider à réussir cette étape cruciale : votre audit.
1 - Les modalités d'audit
L’audit initial Qualiopi a pour objectif d’évaluer la conformité de votre organisme de formation aux exigences du référentiel national qualité. Il se déroule en deux temps :
- Une analyse documentaire : l’auditeur vérifie que vous disposez de l’ensemble des documents requis par le référentiel (politique qualité, procédures, supports de communication, etc.).
- Une visite sur site : l’auditeur évalue la mise en place de vos processus qualité et vérifie que vous respectez les indicateurs du référentiel.
L’audit initial peut durer de quelques heures à plusieurs jours, en fonction de la taille de votre organisme et de la complexité de votre activité. À l’issue de l’audit, l’auditeur vous remettra un rapport d’audit qui précisera les points forts et les points à améliorer.
2 - Les conseils Digi-Certif pour le jour J
Pour réussir votre audit initial Qualiopi, il est important de bien vous préparer en amont. Nous vous avons listé quelques conseils qui vous permettront d’aborder cette journée avec plus de sérénité. Cette liste est à adapter à votre situation :
- Préparez vos documents en amont. Classez-les pour chaque critère et indicateur de manière à ce que ça soit plus facile à montrer à l’auditeur et assurer la fluidité de votre audit.
- Veillez à bien respecter le plan d’audit établi et validé en réunion d’ouverture. Il vous permettra de vous organiser efficacement pour répondre aux attentes de l’auditeur.
- Lors de la réunion d’ouverture, vous allez devoir présenter votre organisme. Nous vous conseillons d’utiliser un support de communication (plaquette, présentation PowerPoint) pour faire ressortir les informations pertinentes.
- Faites en sorte que les personnes “clés” de votre organisme de formation soient présentes au moment de l’audit. Elles pourront répondre aux questions de l’auditeur de manière précise et détaillée. De plus, il est indispensable que parmi ces personnes, au moins une soit salariée de l’organisme de formation.
- N’oubliez pas que la relation humaine entre vous et le certificateur est très importante. Adoptez une attitude à la fois professionnelle et amicale.
- Dédiez un espace pour votre audit initial : un bureau fermé, un lieu tranquille afin d’échanger sans être dérangé.
- Ne demandez pas de conseils à l’auditeur. Il peut seulement vous indiquer ce qui est conforme et ce qui ne l’est pas.
- Tous les frais liés à la présence de l’auditeur sont à votre charge. Il s’agit principalement des frais de déplacement et de restauration.
- Contactez votre auditeur en amont de votre audit initial afin de mieux vous organiser. Posez des questions pratiques pour mieux comprendre le déroulement de l’audit.
- Être extrêmement attentif durant la réunion de clôture de votre audit. C’est à ce moment-là que votre auditeur vous détaillera vos points forts,vos éventuelles non-conformités et surtout les modalités de réponse aux écarts relevés. Prenez bonne note de tous les conseils que pourra vous donner votre auditeur pour corriger ces possibles erreurs et surtout du délai accordé pour les corriger.
Chez Digi-certif nous avons la chance d’échanger régulièrement avec les organismes certificateurs et sommes au fait de leurs exigences. Vous souhaitez en savoir plus sur notre accompagnement à la certification ? Contactez notre équipe pour plus de renseignements.
