Audit Qualiopi : les 3 types, le déroulement et comment les réussir 🏅
Les audits Qualiopi, en particulier l’audit initial, sont des contrôles à ne pas prendre à la légère. Ils permettent aux organismes de formation de prouver qu’ils répondent aux critères du Référentiel National de Qualité. Combien d’audits existe-t-il ? Comment les réussir ? Détaillons tout ça, point par point, dans cet article.
Qu’est-ce qu’un audit Qualiopi ?
Depuis le 1er janvier 2022, cet audit est obligatoire pour tout prestataire souhaitant accéder aux financements publics ou mutualisés (OPCO, CPF, France Travail, Régions).
L’audit Qualiopi est une évaluation de conformité réalisée par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC (Comité français d’accréditation). Son objectif : vérifier que votre organisme de formation respecte les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ), structuré autour de 7 critères et 32 indicateurs.
Qui réalise l’audit ? Uniquement un organisme certificateur accrédité COFRAC, ou une instance de labellisation reconnue par France compétences. Vous ne pouvez pas choisir n’importe quel prestataire.
Quelle fréquence ? Sur un cycle de 3 ans, vous passez 3 audits : un initial, un de surveillance à mi-parcours, un de renouvellement en fin de cycle.
Quels sont les différents types d’audits Qualiopi
On compte actuellement 3 types d’audits, dont le niveau d’exigence varie.
L'audit initial : décrocher la certification
L’audit initial, c’est le tout premier audit auquel il faudra se confronter lors de tout processus de labellisation. C’est le premier audit à passer, au cours duquel un auditeur sera chargé de vérifier que l’organisme de formation respecte bien tous les critères et indicateurs du cahier des charges de Qualiopi.
Il concerne uniquement les organismes n’ayant pas encore la certification. Après avoir préparé son audit, et être bien certain d’être conforme avec les indicateurs du référentiel, l’obtention de la certification passe par l’audit initial. Une fois ce dernier validé, et la certification en poche, cet audit ne vous concerne plus (sauf en cas de rare perte de certification), contrairement aux deux autres types.
Il est important de noter que la durée de validité de l’audit initial est de 3 ans. À l’issu de ce délai, il faudra passer passer un nouvel audit appelé « audit de renouvellement » afin de reprolonger votre certification pour 3 années supplémentaires. Mais entre temps, un nouveau contrôle plus léger, s’impose : l’audit de surveillance.
→ Tout savoir sur l’audit initial Qualiopi
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L'audit de surveillance : maintenir la certification
Ce n’est pas parce qu’on a obtenu le label qu’on est tranquille… Afin de vérifier que les engagements, validés au cours de l’audit initial, sont toujours respectés, un audit de surveillance doit être obligatoirement programmé à mi-parcours des 3 années de validités de la certification.
L’audit de surveillance a lieu entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois après l’obtention de la certification Qualiopi, c’est-à-dire après la réussite de l’audit initial. Relativement moins exigeant que l’audit initial, il est un contrôle de mi-parcours, avant la prochaine échéance et l’audit de renouvellement. D’ailleurs, l’audit se fait généralement en distanciel.
En cas d’échec, un délai sera octroyé par le certificateur afin de corriger les éléments qui font défaut à la validation de l’audit.
→ Tout savoir sur l’audit de surveillance Qualiopi
Important : C’est à l’organisme de formation de faire les démarches pour prendre rendez-vous après d’un certificateur pour faire son audit. N’attendez-pas le dernier moment : prenez rendez-vous, préparez vous et l’audit de surveillance ne sera qu’un simple contrôle de routine.
L'audit de renouvellement : c'est reparti pour 3 ans !
Dernier type d’audit : l’audit de renouvellement. Comme son nom l’indique, il permet de prolonger la validité de la certification pour les trois prochaines années.
Contrairement à l’audit de surveillance, il nécessite une préparation minutieuse et doit être appréhendé de la même façon que l’audit initial. Il se déroule d’ailleurs également en présentiel. La réussite de l’audit entraine un renouvellement de la certification pour 3 années de plus !
→ Tout savoir sur l’audit de renouvellement Qualiopi
Comment se déroule un audit Qualiopi ?
Voici les 4 étapes concrètes, telles qu’elles se passent dans la réalité.
Etape 1 : prise de contact avec l’organisme certificateur
La toute première étape pour passer un audit, c’est tout simplement de le programmer. L’organisme de formation doit choisir un organisme certificateur accrédité par le Cofrac (Comité français d’accréditation).
Cette étape implique :
✔️ La signature d’un contrat avec l’organisme certificateur.
✔️ La planification de la date d’audit (prenez rendez-vous au moins 2 à 3 mois à l’avance)
✔️ La transmission des éléments administratifs : description de vos activités, organigramme, dernier bilan pédagogique et financier.
👉 À noter : Le prix de l’audit varie en fonction de la taille de l’organisme et du nombre d’actions de formation dispensées. Plus ils sont importants, plus le prix sera élevé. Pour en savoir, consultez notre dossier sur le coût réel d’une certification Qualiopi.
Etape 2 : la préparation documentaire
Une fois le rendez-vous et la date de l’audit fixée, il est temps de le préparer. C’est le moment de se pencher sur le Référentiel National de Qualité de Qualiopi, communément appelé RNQ.
Pour préparer efficacement votre audit, 2 solutions majeures s’offrent à vous :
- Se former et se préparer en autonomie : bien que chronophage, cette méthode est tout à fait possible. Il faut prendre un par un tous les indicateurs qui vous concernent et travailler pour vous mettre en conformité,
- Se faire accompagner par un expert en certification : pour les organismes qui manquent de temps et qui veulent faire valider leur dossier par un expert, il est possible de se faire accompagner. Les accompagnements peuvent prendre plusieurs formes : accès à une plateforme contenant des documents, être formé sur le référentiel par un expert, passer un audit blanc avant le véritable examen…
Etape 3 : le passage de l'audit
L’audit se déroule en 3 temps.
La réunion d’ouverture (30 à 45 min) : l’auditeur se présente, rappelle le cadre, les règles de neutralité et le périmètre de l’audit. C’est aussi à ce moment qu’il vous communique l’échantillon de dossiers apprenants qu’il souhaite examiner.
L’instruction (coeur de l’audit) : indicateur par indicateur, l’auditeur pose des questions, examine vos documents et vos preuves, et peut demander à rencontrer des formateurs ou consulter des dossiers apprenants. Il enregistre ses constats au fil de l’eau.
La réunion de clôture : l’auditeur restitue ses observations oralement. Il signale les indicateurs conformes, les éventuelles non-conformités (mineures ou majeures) et rappelle les délais réglementaires. Rien n’est encore définitif à ce stade : la décision appartient à l’organisme certificateur, pas à l’auditeur.
Tous les détails sont consultables dans notre article dédié au déroulé d’un audit Qualiopi, point par point.
Etape 4 : le rapport et le verdict
Dans les jours suivant l’audit, vous recevez le rapport d’audit écrit. Il détaille les constats, les conformités et les éventuels écarts.
La décision de certification est ensuite prise par l’organisme certificateur (et non par l’auditeur lui-même), après revue complète du dossier.
Trois cas possibles :
- Aucune non-conformité majeure : la certification est délivrée.
- Non-conformités mineures (jusqu’à 4) : la certification peut être délivrée, sous réserve de lever les écarts dans les 6 mois.
- Non-conformités majeures : la certification est suspendue jusqu’à la levée des écarts (délai de 3 mois). Au-delà, la certification peut être refusée ou retirée.
Les non-conformités : ce qu'il faut vraiment savoir
Les deux types de non-conformités
La non-conformité mineure correspond à une prise en compte partielle d’un indicateur, sans remettre en cause la qualité de la prestation. Vous pouvez obtenir votre certification avec jusqu’à 4 non-conformités mineures. Vous avez 6 mois pour les lever, et la vérification se fait à l’audit suivant. Si une mineure n’est pas levée à l’audit de surveillance, elle est requalifiée en majeure.
La non-conformité majeure correspond à la non-prise en compte d’un indicateur, ou à une prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation. Elle bloque la délivrance de la certification. Vous avez 3 mois pour fournir des preuves de correction. Passé ce délai sans action, la certification est suspendue puis potentiellement retirée.
Comment les traiter sereinement
- Lisez attentivement le libellé de l’écart dans le rapport. Comprenez exactement ce qui est reproché avant d’agir.
- Rédigez un plan d’actions correctives : action concrète, délai de mise en oeuvre, personne responsable.
- Transmettez vos preuves via la plateforme de votre certificateur dans les délais impartis.
- Ne sous-estimez pas les mineures : elles doivent être traitées avant l’audit de surveillance, pas oubliées dans un tiroir.
L'audit blanc Qualiopi : la meilleure façon de se préparer
L’audit blanc (ou pré-audit) est une simulation de l’audit officiel, réalisée avant le vrai passage. Un expert parcourt vos indicateurs, examine vos preuves et vous remet un rapport d’écarts, exactement comme le ferait un auditeur certificateur.
Ce qui le différencie de l'audit officiel
| Audit blanc | Audit officiel |
|---|---|---|
Réalisé par | Un expert ou consultant | Un auditeur accrédité COFRAC |
Valeur officielle | Aucune | Délivre la certification |
Objectif | Identifier les lacunes | Évaluer la conformité |
Moment | Avant l’audit initial | Selon le cycle de certification |
Pourquoi c'est indispensable
Un audit blanc vous permet de :
- Identifier vos points faibles avant que l’auditeur officiel ne les relève
- Tester votre organisation sous conditions réelles (gestion du temps, fluidité des preuves…)
- Corriger les écarts sans pression ni conséquence sur votre certification
En pratique, les OF qui passent un audit blanc arrivent à l’audit officiel avec beaucoup moins de non-conformités. C’est un investissement qui se rentabilise facilement.
👉Chez digi-certif.com, l’audit blanc fait partie de nos accompagnements. Nos experts connaissent les attentes des certificateurs et savent exactement où chercher les écarts.
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FAQ sur les audits Qualiopi
Combien de temps dure un audit Qualiopi ?
La durée dépend de votre chiffre d’affaires formation, du nombre de catégories d’actions et du nombre de sites. Pour un petit OF monosite, comptez 1 à 1,5 jour pour l’audit initial. L’audit de surveillance dure généralement une demi-journée de moins. Les structures plus complexes peuvent atteindre 3 à 4 jours d’audit.
Comment optimiser ses chances de réussite
Il faut tout simplement être bien préparer. Cela passe par une connaissance du Référentiel National de Qualité, une mise en conformité de son OF pour chacun des critères, et, pourquoi pas, le recours à un expert pour qu’il vous aide lors de la préparation.
Combien coûte le passage d'un audit ?
Le coût de l’audit varie selon pas mal de critères : le type d’organisme de formation, le chiffre d’affaires réalisé, le type de l’audit, etc
Tous les détails sont consultables sur article dossier sur le prix réel du passage de l’audit Qualiopi.
Qui peut réaliser un audit Qualiopi ?
Uniquement un organisme certificateur accrédité par le COFRAC, ou une instance de labellisation reconnue par France compétences. Parmi les certificateurs connus : AFNOR Certification, Bureau Veritas, ICPF, Certifopac, Apave… Vérifiez toujours l’accréditation COFRAC avant de signer un contrat.
Peut-on refuser un auditeur Qualiopi ?
Oui, mais uniquement en cas de conflit d’intérêt avéré. L’organisme certificateur propose un auditeur ; vous pouvez demander un changement si vous justifiez d’un lien professionnel ou personnel avec la personne désignée. Ce n’est pas un droit de refus discrétionnaire.
Que se passe-t-il si on échoue à l'audit Qualiopi ?
À proprement parler, on ne « rate » pas un audit Qualiopi. Des non-conformités peuvent bloquer la délivrance immédiate de la certification, mais vous disposez de délais pour les corriger. En cas de non-conformités majeures non levées dans les 3 mois, la certification est refusée ou suspendue. Vous devrez alors attendre 3 mois avant de pouvoir déposer une nouvelle demande.
Combien de temps à l'avance faut-il se préparer ?
Pour un audit initial, prévoyez 3 à 6 mois de préparation selon votre niveau de maturité qualité. Pour un audit de surveillance ou de renouvellement, commencez à vous préparer au moins 3 mois avant la date limite. Contactez votre certificateur encore plus tôt pour bloquer un créneau : les agendas se remplissent vite.
Comment contester les résultats d'un audit Qualiopi ?
Si vous estimez qu’un constat d’écart est injustifié, vous pouvez formuler une réclamation auprès de votre organisme certificateur. Chaque certificateur accrédité COFRAC dispose d’une procédure de traitement des réclamations, conformément à la norme ISO 17065. Documentez votre contestation avec des preuves concrètes. En dernier recours, le COFRAC peut être saisi.
TOUT COMPRENDRE À QUALIOPI
