Jusqu’au 31 mai 2023, la situation était claire quant aux obligations des nouveaux entrants dans le cadre de la certification Qualiopi. Pourtant, le 31 mai dernier, un nouvel arrêté est venu réformer le tout. D’abord en définissant clairement ce qu’est un nouvel entrant (ce qui n’était pas le cas avant !), ensuite en imposant de nouvelles règles de gestion spécifiques aux nouveaux entrants dans la formation professionnelle.
Pour rappel, la certification Qualiopi est la certification nécessaire aux organismes de formation afin que ceux-ci puissent bénéficier des fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle. Jusqu’à mai 2023, le Référentiel National Qualité (RNQ) définissait les nouveaux entrants comme des organismes de formation n’ayant encore jamais délivré de formation. Avec l’arrêté du 31 mai 2023, on considère désormais que les nouveaux entrants sont soit :
- les prestataires dans leur première année d’activité,
- les prestataires qui débutent une activité dans une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs spécifiques à cette catégorie.
A noter que si vous souhaitez davantage d’informations sur les modalités de passage des audits réservées aux prestataires nouveaux entrants, nous avons rédigé un article dédié sur le sujet. Nous avons également rédigé un article dédié aux apports de l’arrêté du 31 mai 2023.
Dans cet article, nous nous concentrerons sur les indicateurs spécifiques aux nouveaux entrants. En fin de lecture de cet article, vous saurez exactement quels sont les indicateurs que doit passer un organisme nouvel entrant. Vous saurez également quels sont les indicateurs que vous devrez travailler avec une attention particulière, car présentant des éléments spécifiques à votre statut de nouvel entrant.
QUELS INDICATEURS VOUS CONCERNENT ?
Il est parfois complexe d’identifier quels indicateurs vous concernent quand on se lance dans la certification Qualiopi.
Avant de traiter des spécificités des nouveaux entrants, il faut bien comprendre que la certification Qualiopi s’adresse à quatre types de “prestataires concourant au développement des compétences” :
- les Organismes de Formation (OF) pour les actions de formation continue ;
- les Centre de Bilan de Compétences (CBC) ;
- les Centres de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) ;
- les Centres de Formation par Apprentissage (CFA).
Suivant que vous souhaitez présenter Qualiopi sur l’une ou l’autre de ces actions de formation, vous serez concerné par plus ou moins d’indicateurs.
Les indicateurs communs,
quelle que soit votre action de formation
On compte un certain nombre d’indicateurs communs à toutes les actions de formation. Puis des indicateurs spécifiques.
Les indicateurs communs à toutes les actions de formation sont les suivants :
- Indicateur 1 – L’Information au Public (1) ;
- Indicateur 2 – Les Indicateurs de Résultats (2) ;
- Indicateur 4 – L’Analyse du Besoin (3) ;
- Indicateur 5 – Objectifs de la Prestation (4) ;
- Indicateur 6 – Contenu et Modalités (5) ;
- Indicateur 9 – Conditions de Déroulement (6) ;
- Indicateur 10 – Adaptation de la Prestation (7) ;
- Indicateur 11 – Atteinte des Objectifs (8) ;
- Indicateur 12 – Engagement des Bénéficiaires (9) ;
- Indicateur 17 – Moyens humains et techniques (10) ;
- Indicateur 18 – Coordination des Acteurs (11) ;
- Indicateur 19 – Ressources pédagogiques (12) ;
- Indicateur 21 – Compétence des Acteurs (13) ;
- Indicateur 22 – Gestion de la Compétence (14) ;
- Indicateur 23 -Veille légale et règlementaire (15) ;
- Indicateur 24 – Veille des Emplois et Métiers (16) ;
- Indicateur 25 – Veille pédagogique et technologique (17) ;
- Indicateur 26 – Situation de Handicap (18) ;
- Indicateur 27 – Dispositions Sous-Traitance (19) ;
- Indicateur 30 – Recueil des Appréciations (20) ;
- Indicateur 31 – Traitement des Réclamations (21) ;
- Indicateur 32 – Amélioration continue (22).
Les indicateurs spécifiques en fonction de votre action de formation
En plus de ces 22 indicateurs commun, vous devrez passer des indicateurs spécifiques, suivant que vous passiez la certification Qualiopi en tant qu’Organisme de Formation (OF), Centre de Bilan de Compétences (CBC), Centre de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), Centre de Formation par Apprentissage (CFA).
Si vous proposez des actions de formation continue (OF) ...
Les Organismes de Formation continue (OF) doivent passer les indicateurs du socle commun et un seul et unique indicateur spécifique, l’indicateur 8 sur le positionnement à l’entrée.
Au total, si vous préparez Qualiopi au titre des actions de formation continue (OF), vous devrez valider 23 indicateurs pour valider votre certification Qualiopi.
Si vous proposez des bilans de compétences (CBC) ...
Les Centres de Bilan de Compétences (CBC) ne doivent passer que les indicateurs du socle commun, sans aucun indicateur spécifique.
Si vous proposez des bilans de compétences, vous devrez donc uniquement valider les 22 indicateurs communs du Référentiel National Qualité (RNQ).
Si vous proposez des validations des acquis de l'expérience (VAE) ...
Les Centres de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) doivent passer les 22 indicateurs du socle commun et deux indicateurs spécifiques :
- l’indicateur 3 sur les taux d’obtention des certifications ;
- et l’indicateur 16 sur la présentation de la certification.
Au total, si vous préparez Qualiopi au titre des validations des acquis de l’expérience (VAE), vous devrez donc valider 24 indicateurs : 22 indicateurs communs et 2 indicateurs spécifiques.
Si vous proposez des formations par apprentissage (CFA) ...
Les Centres de Formation par Apprentissage (CFA) doivent passer les indicateurs du socle commun et dix indicateurs spécifiques (indicateurs 3, 7, 8, 13, 14, 15, 16, 20, 28 et 29).
Au total, si vous présentez la certification Qualiopi au titre des formations par apprentissage, vous devrez valider la totalité des indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ), soit 32 indicateurs.
A ce stade de l’article, vous devriez donc être en mesure de connaître précisément le nombre d’indicateurs qui vous concernent suivant votre action de formation. Si tout n’est pas clair, vous pouvez toutefois consulter notre article dédié au nombre d’indicateurs à valider.
Penchons nous maintenant plus en détails sur le cas spécifique des nouveaux entrants !
QUELLES MODALITÉS DE PASSAGE POUR LES NOUVEAUX ENTRANTS ?
Maintenant que vous savez quels sont les indicateurs que vous devrez valider, il s’agit désormais de s’intéresser aux indicateurs qui ont des modalités de passage spécifiques, via votre statut de nouvel entrant.
Le statut de nouvel entrant crée en effet des modalités de validation spécifiques pour certains indicateurs. Nous les étudierons dans cette nouvelle partie.
Pour rappel, un organisme sera considéré comme un nouvel entrant s’il est dans sa première année d’activité (autrement dit, s’il a obtenu son Numéro de Déclaration d’Activité il y a moins d’un an). Il sera par ailleurs considéré comme nouvel entrant dans une catégorie d’actions de formation, pour les indicateurs spécifiques à cette catégorie. Retrouvez ici notre article sur l’arrêté du 31 mai 2023 qui définit les nouveaux entrants.
Maintenant que vous savez quels sont les indicateurs que vous devrez valider, il s’agit désormais de s’intéresser aux indicateurs qui ont des modalités de passage spécifiques, via votre statut de nouvel entrant.
Le statut de nouvel entrant crée en effet des modalités de validation spécifiques pour certains indicateurs. Nous les étudierons dans cette nouvelle partie.
Indicateur 2
Les indicateurs de résultats
Indicateur commun
Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.
L’indicateur 2 du Référentiel National Qualité (RNQ) revêt une importance particulière pour les nouveaux entrants. Il exige que les organismes de formation fournissent des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations qu’ils proposent et aux publics qu’ils accueillent.
Pour les nouveaux entrants, il est précisé que lors de l’audit initial, des indicateurs de résultats sont seulement pré-identifiés spécifiquement à leur situation. Ces indicateurs de résultats seront de nouveau évalués lors de l’audit de surveillance.
Exemple : Lors de l’audit initial, vous devrez définir quels sont les indicateurs de résultats que vous allez suivre. A titre d’exemple, cela pourrait être le taux de satisfaction de vos stagiaires et le taux d’insertion dans l’emploi. Vous devrez justifier du choix de ces indicateurs auprès de votre auditeur le jour de l’audit initial. Votre indicateur sera validé. En revanche, les indicateurs ainsi identifiés seront analysés à l’occasion de l’audit de surveillance.
Indicateur 3
Le taux d'obtention des certifications
Indicateur spécifique VAE et CFA
L’indicateur 3 du Référentiel National Qualité (RNQ) concerne la communication de l’information lorsque le prestataire propose des prestations conduisant à une certification professionnelle. Il exige que le prestataire informe sur les taux d’obtention des certifications préparées, les possibilités de validation de blocs de compétences, les équivalences, les passerelles, les suites de parcours et les débouchés.
Cependant, pour les nouveaux entrants, il est précisé que la communication des taux d’obtention des certifications ne sera évaluée que lors de l’audit de surveillance. Il n’y aura donc aucun contrôle de ces taux d’obtention lors de l’audit initial. Quelque part, c’est tout à fait logique. Le prestataire de formation n’ayant pas encore eu la possibilité de préparer ses apprenants à des certifications professionnelles. Préparez simplement la récolte de l’information pour votre audit de surveillance.
Indicateur 11
Atteinte des Objectifs
Indicateur commun
L’indicateur 11 du Référentiel National Qualité (RNQ) met l’accent sur l’évaluation de l’atteinte des objectifs de la prestation par les publics bénéficiaires.
Pour les nouveaux entrants, une attention particulière est portée à la mise en place d’un processus d’évaluation clairement formalisé. Ce processus doit être établi et documenté. Sa mise en œuvre ne sera évaluée que lors de l’audit de surveillance.
Là encore, il y a une certaine logique. L’organisme de formation nouvel entrant n’ayant pas encore pu évaluer si les formations qu’il propose permettent réellement d’atteindre les objectifs assignés à la prestation.
Indicateur 13
Coordination des Apprentis
Indicateur spécifique CFA
L’indicateur 13 du Référentiel National Qualité (RNQ) concerne spécifiquement les formations en alternance. Il souligne l’importance pour le prestataire, en collaboration avec l’entreprise, d’anticiper avec l’apprenant les missions qui lui seront confiées à court, moyen et long terme. De plus, le prestataire doit assurer la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés à la fois en centre de formation et en entreprise.
Pour les nouveaux entrants, il est précisé qu’un processus formel doit être établi pour articuler les apprentissages dans les deux lieux de formation. Ce processus ne sera pas évalué lors de l’audit initial. En revanche, il sera évalué lors de l’audit de surveillance afin de garantir sa mise en œuvre effective.
Indicateur 14
L'Exercice de la Citoyenneté
Indicateur spécifique CFA
L’indicateur 14 du Référentiel National Qualité (RNQ) met en avant l’importance pour le prestataire de fournir un accompagnement socio-professionnel, éducatif et lié à l’exercice de la citoyenneté.
Dans le cas des nouveaux entrants, il est précisé que cet accompagnement doit seulement être formalisé. Sa mise en œuvre ne sera évaluée qu’à l’occasion de l’audit de surveillance.
Indicateur 19
Les Ressources pédagogiques
Indicateur commun
L’indicateur 19 du Référentiel National Qualité (RNQ) met en évidence l’importance pour le prestataire de mettre à disposition des bénéficiaires des ressources pédagogiques et de leur permettre de s’approprier ces ressources.
Pour les nouveaux entrants, il sera nécessaire de démontrer que des ressources pédagogiques sont prévues, et que des mesures seront mises en place pour permettre aux bénéficiaires de se les approprier. La mise en œuvre effective de ces dispositions ne sera évaluée qu’à l’occasion de l’audit de surveillance.
Indicateur 22
La Gestion de la Compétence
Indicateur commun
L’indicateur 22 du Référentiel National Qualité (RNQ) souligne l’importance pour le prestataire de maintenir et de développer les compétences de ses salariés, en adéquation avec les prestations qu’il propose.
Pour les nouveaux entrants, il est précisé que cet indicateur ne sera évalué que lors de l’audit de surveillance.
Indicateur 24
Veille des Emplois et Métiers
Indicateur commun
L’indicateur 24 du Référentiel National Qualité (RNQ) met en avant l’importance pour le prestataire de réaliser une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans les secteurs d’intervention, et d’exploiter les enseignements qui en découlent.
Pour les nouveaux entrants, aucun besoin de prouver l’exhaustivité de cette activité de veille. Il suffira de démontrer la mise en place d’une veille économique. L’impact éventuel de cette veille sera évalué lors de l’audit de surveillance.
Indicateur 25
Veille pédagogique et technologique
Indicateur commun
Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.
L’indicateur 25 du Référentiel National Qualité (RNQ) met en avant l’importance pour le prestataire de réaliser une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques, afin de permettre une évolution de ses prestations, et d’exploiter les enseignements qui en découlent.
Pour les nouveaux entrants, seules les veilles pédagogique et technologique seront auditées. Cet indicateur sera évalué lors de l’audit de surveillance.
Indicateur 26
Les Situations de Handicap
Indicateur commun
L’indicateur 26 du Référentiel National Qualité (RNQ) met en évidence l’importance pour le prestataire de mobiliser les expertises, les outils et les réseaux nécessaires afin d’accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.
Pour les nouveaux entrants, il faudra démontrer la mise en place d’un réseau de partenaires, d’experts et d’acteurs spécialisés dans le domaine du handicap. C’est donc nettement moins contraignant.
Indicateur 32
L'Amélioration continue
Indicateur commun
Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.
L’indicateur 32 du Référentiel National Qualité (RNQ) souligne l’importance pour le prestataire de mettre en place des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.
Pour les nouveaux entrants, il est précisé que cet indicateur ne sera évalué qu’à l’occasion de l’audit de surveillance.
Mise en pratique : Que doit passer un organisme de formation nouvel entrant ?
La plupart des organismes de formation qui se créent souhaitent obtenir la certification Qualiopi pour la réalisation d’actions de formation (OF). Prenons donc l’exemple d’un organisme de formation (OF) nouvel entrant. Prenons donc cet exemple pour illustrer l’article.
De droit, l’organisme de formation devra passer les 22 indicateurs communs du Référentiel National Qualité (RNQ). En plus, il sera concerné par l’indicateur 8 du RNQ. Soit 23 indicateurs en tout.
De droit, l’organisme de formation devra passer les 22 indicateurs communs du Référentiel National Qualité (RNQ). En plus, il sera concerné par l’indicateur 8 du RNQ. Soit 23 indicateurs en tout.
