Se Préparer à ISO 9001 - Étape 1

La première étape de votre parcours vers la certification ISO consiste à prendre la question de la certification à-bras-le-corps et à réellement prendre la décision que de vouloir l’implémenter au sein de votre organisme. C’est une étape capitale qui permet de bâtir les fondations de votre projet et sera déterminant, à long terme, dans la réussite ou l’échec de votre certification ISO. 

Qu'avez vous à gagner à vous certifier ISO 9001 ?

ISO 9001 peut apporter de très nombreux bénéfices pour une organisation. Qu’il s’agisse de bénéfices en termes d’amélioration des processus opérationnels, ou bien en termes de marketing. La manière dont votre entreprise tirera profit d’ISO dépend en fait de votre organisation elle même, de son niveau de maturité au moment où vous entreprenez de vous certifier, et de ce que vous attendez réellement de la certification. 

Il vous faut donc débuter votre certification en définissant les bénéfices que vous voulez tirer de votre certification ISO 9001. Concentrez vous sur les avantages opérationnels que vous pourrez en tirer. Convertissez les ensuite en objectifs tangibles et palpables pour votre entreprise. 

Certification, enregistrement ou accréditation ISO 9001 ?

On parle de la certification ISO 9001 avec différents termes, différentes appellations. En réalité, certaines d’entre elles sont techniquement incorrectes. Par exemple, une société qui cherche à devenir “certifiée ISO 9001” pourrait annoncer qu’il sont en train de préparer “l’accréditation ISO”. Après avoir réussi l’enregistrement ISO, les équipes pourraient célébrer leur “certification ISO”. Vous êtes un peu perdu ? Si c’est le cas, vous pouvez lire notre explication détaillée à ce sujet.

Définir le scope

Plutôt que de solliciter ISO 9001 dans tous les départements de votre entreprise, vous pourriez restreindre son application à certains services. Vous pourriez aussi sortir votre certification petit à petit, en commençant par les fonctions majeures et structurantes de votre entreprise.

Si vous êtes tentés (initialement) à limiter le scope d’ISO, vous devriez peser les pour et les contres. Généralement (encore que …), c’est mieux et plus avantageux de tenter ISO dans l’ensemble de votre organisation.

Quelle implémentation est faite pour vous ?

Bien qu’il existe différentes façons d’obtenir la certification ISO 9001, la plupart des entreprises soit externalisent la préparation de leur certification ISO à un consultant, ou le fond elle même in-house en utilisant des boîtes à outil comme celle propossée par Digi-Certif. Est-il possible de conjuguer ces deux approches ? Par exemple, on pourrait imaginer une approche autonome avec l’appl ponctuel à des consultants pour assurer le bon lancement du projet. Ou alors, si vous avez déjà des experts ISO au sein de votre entreprise, vous pourriez aussi traiter le dossier en partant de zéro, et obtenir de l’aide tout au long de la préparation en utilisant des templates de document, des vidéos et d’autres ressources support. Les facteurs comme l’urgence, le budget ou la disponibilité des équipes déterminent la meilleure approche à adopter pour votre entreprise. Vous trouverez davantage de conseils dans notre revue des consultants et notre guide de l’implémentation autonome.

Quelle que soit l’approche que vous adoptez, vous pouvez accéder à votre certification sans qu’aucun consultant, auditeur ou autre conseiller ne vienne visiter vos locaux. Tirer profit des nouvelles technologies de la communication qui constitue une grosse part d’ISO 9001 peut être réalisé à distance.

Dans une entreprise, qui est responsable d'ISO ?

La personne responsable d’implémenter et de maintenir ISO une fois l’obtention de la certification assurée est appelée Responsable Qualité ISO 9001. Cette personne est souvent Manager Qualité ou Responsable Qualité, mais elle peut également être n’importe quelle personne avec l’autorité interne suffisante pour implémenter et changer le mode de processus opérationnel en interne.

Les sociétés exerçant sur plusieurs sites peuvent nommer un Manager “local” dans chacun des sites où la société est présente alors qu’un Responsable Qualité global peut être nommé au niveau de l’entreprise qui chapeaute l’ensemble des responsables locaux. Grâce à cette architecture, vous pouvez gagner en flexibilité et en simplicité. Notez également que notre kit de certification ISO peut-être téléchargé en version multi-site.

Obtenir une formation

Pour obtenir votre certification ISO 9001 et gérer le système qualité par la suite, vous devez vous familiariser avec :

  • les standards qualités ISO 9001:2015 et ses exigences ;
  • les interprétations classiques et unanimement partagées de la norme et de la manière de l’implémenter ;
  • les différentes étapes d’implémentation (assez ressemblante aux cinq étapes que vous retrouvez ici, mais de manière beaucoup plus détaillée).

Si vous passez par un consultant pour vous certifier, vous pourriez apprendre suffisamment en travaillant côte à côte avec votre expert. Autrement, les plus petites entreprises préfèrent passer par une formation en ligne qui les aide à passer leur certification. Les plus grosses entreprises qui disposent d’équipes dédiées pour l’implémentation peuvent tirer d’importants bénéfices de formations, que celles-ci soient en présentiel ou à distance.

Obtenir le soutien de votre exécutif

Le top management de votre entreprise jouera un rôle capital dans l’implémentation de vos process ISO 9001. Évitez une erreur commune et donnez à votre top management l’ensemble des informations dont ils ont besoin. Il est nécessaire qu’ils comprennent les avantages d’ISO et que vous obteniez leur soutien dans le cadre de votre processus de certification. L’implication du top management est bien souvent l’un des critères déterminants dans la réussite ou l’échec d’un projet de certification ISO. Assurez vous de :

  • les mettre au courant de l’ensemble des bénéfices potentiels (internes, opérationnels et marketing) que vous gagnerez avec votre certification ISO ;
  • leur donner une compréhension globale des différentes étapes de certification, du temps nécessaire et incompressible qu’il faudra allouer, ainsi que des ressources et du budget qu’il vous faudra mobiliser ;
  • leur donner une bonne compréhension du rôle qu’ils devront jouer, et de l’implication que vous attendez de leur part dans le cadre de votre démarche de certification ISO.

Au vu des contraintes de timing du top management, nous vous recommandons un cours en ligne concis ou, pour une équipe de direction, un cours en direct adapté aux besoins de votre organisation.

Obtenir l’adhésion des équipes

Le soutien du top management mais aussi des salariés, est un élément crucial pour le succès de votre système de certification ISO. Informez vos équipes, et le plus tôt possible, de l’ensemble des éléments suivants :

  • le plan de certification pour ISO et l’ensemble des étapes pour accéder à la certification ;
  • les bénéfices qu’ISO implique pour eux et pour leur travail quotidien ;
  • ce que vous attendez d’eux en termes de coopération quotidienne.

Le moyen le plus simple de générer l’adhésion est de présenter une vidéo de motivation. Une option plus personnalisée consiste à proposer à votre équipe un cours en ligne auquel les participants peuvent participer sur site ou via une visioconférence.

Planifiez votre projet de certification

Nous recommandons de garde un planning de certification simple. Concentrez vous sur les différentes étapes d’implémentation, les points cruciaux, et les deadline en termes de timing. Les petites et moyennes entreprises, en particulier, devraient tenter d’éviter les diagrammes de Gantt et le genre de complexités susceptibles de résulter de comités de pilotage.

Certaines entreprises trouveront utile de réaliser une analyse d’écart en amont, pour juger dans quelle mesure l’organisation est déjà ISO compatible et où doivent être concentrés les efforts pour obtenir la certification. La plupart des consultants utilisent cet outil pour se familiariser avec l’entreprise. Mais pour les petites et moyennes entreprises, la plupart du temps il n’est pas nécessaire de réaliser une telle étude préalable. Le guide étape par étape avec un bon kit de certification peut réduire le stress lié au développement d’une telle étude. Les petites entreprises peuvent même utiliser le guide pour travailler leur propre plan. Une autre option consiste à avoir un consultant qui fait le planning pour vous.

Le Guide ISO 9001

Comment devenir certifié ISO 9001 ?